Agoria exprimait plusieurs besoins stratégiques, à la fois en matière de gestion externe et interne. 

D’une part, elle souhaitait professionnaliser et centraliser la gestion de la relation avec ses membres. Il était essentiel pour elle de pouvoir exploiter efficacement les données de contact afin de diffuser des contenus ciblés, d’envoyer des invitations pertinentes à des événements et de suivre la qualité des services rendus. L’objectif était aussi de limiter le volume d’e-mails en centralisant les échanges et en les historisant dans un outil unique. 

D’autre part, en interne, Agoria avait besoin d’un système de suivi du temps de travail par service, par domaine d’expertise, par type de conseil, par membre, ... Une gestion budgétaire plus fine était également attendue, tout comme une gestion centralisée de la comptabilité de 12 sociétés distinctes. 

L’organisation de nombreux événements (1270 rien qu’en 2024), nécessitait une solution capable d’en assurer la gestion complète, de la planification à l’inscription via leur site web, en passant par la logistique. Enfin, la gestion de la location des salles de réunion, désormais réservée uniquement aux membres, devait être rationalisée. 

Un défi global résidait dans la simplification et l’interopérabilité des outils utilisés auparavant. La fédération fonctionnait avec plusieurs logiciels hétérogènes peu efficaces. L’enjeu était donc de recentrer l’ensemble du système d’information autour d’un outil unique, fiable et évolutif. 

De ce fait, Agoria a aujourd’hui quelques logiciels en externe pour leur site web notamment mais Odoo est au centre et contient toutes les données.

Idealis Consulting a accompagné Agoria dans sa transformation digitale en mettant en œuvre une solution complète et personnalisée basée sur l’ERP Odoo. La démarche a reposé sur une co-construction étroite des processus avec les équipes internes de la fédération. 

La solution a été déployée en s’appuyant sur des modules standard d’Odoo, enrichis par des développements spécifiques. En tout, environ 165 modules et sous-modules ont été intégrés. Parmi eux figurent notamment les modules Briolab, dédié à la gestion des standards et Survey, utilisé pour la réalisation d’enquêtes internes. 

Une application de membership sur mesure a été conçue, distincte de Smart Membership, permettant une gestion avancée des membres : suivi des actions réalisées pour chaque entreprise, envoi automatique de notification (par exemple un mois avant une échéance), gestion éditoriale d’articles de blog classés par thèmes (intelligence artificielle, ressources humaines, data et analytics, …) ou encore association d’événements, d’articles et d’experts à des thématiques précises. 

Les autres fonctionnalités mises en place incluent la gestion des événements, le suivi des statistiques annuelles, l’administration des salles de réunion, l’outil standard tracking, ainsi qu’un helpdesk complet. La gestion des feuilles de temps (timesheet) a également été optimisée grâce à une nouvelle vue en grille intuitive. 

En 2021, une migration vers Odoo V15 a été réalisée. L’amélioration continue est assurée par une équipe dédiée qui intervient chaque semaine pour maintenir et faire évoluer la solution. Odoo est aujourd’hui le référentiel central de toutes les données utilisées par Agoria.

La centralisation des données dans Odoo a permis à Agoria de considérablement améliorer sa productivité et l’efficacité de ses équipes. Le gain de temps est notable, notamment grâce à une meilleure fluidité des processus et une réduction du nombre d’outils utilisés. 

La qualité du suivi a été nettement renforcée, aussi bien au niveau des activités internes que des interactions avec les membres. Cela s’est traduit par une gestion plus fine des budgets, un suivi rigoureux des contacts et des services proposés et une augmentation de la valeur perçue par les membres. 

Grâce à cette transformation, les sociétés gérées par Agoria peuvent aujourd’hui être pilotées dans un seul et même environnement comptable et financier, ce qui représente une avancée importante en matière de gestion multi-entités. 

Avec plus de 200 000 contacts actifs, l’outil mis en place permet une exploitation optimale des données. Les membres bénéficient désormais de contenus mieux ciblés, de services plus pertinents et d’un meilleur accompagnement. L’ensemble de cette transformation digitale renforce la mission première d’Agoria : être un acteur de référence dans le soutien à l’innovation technologique en Belgique.